Dall’ascolto delle esigenze alla diffusione di buone prassi: l’esperienza della Provincia di Rovigo con PRO-Q

Gennaio 13, 2023
Un’esperienza di collaborazione virtuosa con i nostri clienti per noi di Venicecom significa fondere le reciproche energie e competenze per raggiungere insieme, fianco a fianco, grandi risultati concreti.

 

Sono queste le parole con cui possiamo descrivere fedelmente il percorso intrapreso con la Provincia di Rovigo a supporto del Servizio Gare Contratti S.U.A., un cammino che desideriamo ripercorrere passo passo attraverso l’intervista al Dott. Salandin.

Iniziamo subito la nostra chiacchierata con una sua breve presentazione.

“Mi chiamo Stefano Salandin e, ormai da oltre 25 anni, presto servizio come funzionario presso la Provincia di Rovigo, occupandomi di gare, appalti e contratti.”

Una carriera lunga, durante la quale ha avuto modo di seguire tutte le fasi di evoluzione della normativa in materia di contrattualistica ed appaltistica pubblica con tutti i suoi pro e contro.

Arriviamo però a quella che è stata la tappa cruciale per tutti gli enti pubblici appaltanti in Italia, vale a dire quando nel 2018 si sono trovati a dover risolvere un delicato problema: l’obbligo di adoperare strumenti informatici per svolgere le gare.

Quell’anno segna la radicale svolta verso la digitalizzazione e il motivo per cui la Provincia di Rovigo ha messo in moto la ricerca della piattaforma di e-Procurement più adatta alla loro realtà lavorativa.

Chiediamo, quindi, al Dott. Salandin “Cosa vi ha spinto a scegliere PRO-Q?”

La risposta arriva portando una motivazione semplice ma altrettanto incisiva.

“Il prodotto PRO-Q è stato selezionato soprattutto perché, dal punto di vista visivo, grafico e navigazionale, era il più simile al mercato elettronico della PA gestito dalla CONSIP”

L’aver realizzato una soluzione digitale con interfacce e flussi di lavoro molto vicini a quanto era già familiare, sia agli operatori della PA che alle imprese, ha reso sicuramente più rassicurante il passaggio dalle gare cartacee, fatte di plichi e sigilli, al nuovo sistema di gare sostanzialmente dematerializzate.

 

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Proseguendo nella nostra conversazione, emerge chiaramente che PRO-Q, a livello operativo, è andato a soddisfare tutte le esigenze della Provincia di Rovigo.

Ciò che veniva richiesto espressamente era che il “sistema gara fosse il più possibile”:

  • semplice
  • articolato in passi chiari e definiti
  • rigido nei confronti dell’Operatore Economico

Per chiarire meglio questo ultimo concetto, è lo stesso Dott. Salandin a spiegare che l’utilizzo di questo aggettivo ha, in realtà, un’accezione fortemente positiva.

Si tratta, infatti, di quella rigidità che si esplica in procedure lineari ed inflessibili per “impedire all’utente di commettere errori, esattamente come succedeva nell’istruzione cartacea tradizionale.”

Finalmente una gestione digitalizzata delle gare che, dal punto di vista pratico, ruota intorno a 3 assi fondamentali:

  • Precisione
  • Sicurezza
  • Velocità

Un guadagno, quindi, che si traduce in un’efficienza complessiva che, entrando successivamente nel dettaglio delle specifiche funzionalità di PRO-Q, viene ulteriormente sottolineata.

Dott. Salandin, parlando di quello che ha fatto la differenza nel concreto nelle vostre attività quotidiane, può illustrarci alcuni dei punti di forza della piattaforma?

“In primis la possibilità di modellizzare il procedimento, poi subito dopo è da menzionare la parte relativa alla Messaggistica.

Finalmente è possibile interfacciarsi con le imprese senza necessariamente utilizzare la PEC, dal momento che PRO-Q, tracciando ogni singolo movimento all’interno della piattaforma, garantisce il livello di sicurezza previsto dal Codice dell’amministrazione digitale”

In seguito, aggiunge altri due casi per i quali PRO-Q si contraddistingue, permettendo di gestire il tutto in maniera automatizzata, a beneficio sia delle Stazioni Appaltanti che degli Operatori Economici.

“Rispetto ad altre piattaforme presenti sul mercato, sono da evidenziare sia la facilità di gestione dell’Accesso agli Atti e la possibilità di predisporre sul portale gare a prezzi unitari.

Due argomenti piuttosto “caldi” a cui di sovente dedichiamo degli approfondimenti, e soprattutto il primo risulta di particolare attualità, se le nuove modalità di Accesso agli Atti previste nel nuovo Codice Appalti rimarranno confermate alla sua entrata in vigore.

 

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Il Dott. Salandin, menzionando l’operatività all’interno degli uffici della PA, ci ricorda anche l’importanza che riveste l’integrazione con gli strumenti e piattaforme digitali già presenti.

“impiegando la piattaforma PRO-Q, uno dei vantaggi è stata la possibilità di integrare il suo Modulo di Messaggistica con il nostro sistema di Protocollo Ente… integrando i 2 applicativi web, PRO-Q e jEnte abbiamo ora un sistema che preconfeziona, estrapolandolo dal messaggio PRO-Q, la registrazione di protocollo con l’invio della PEC e la generazione automatica della lettera in PDF da modelli prestabiliti”

Un enorme risparmio di tempo a cui si aggiunte la minimizzazione di possibilità di errori perché, dal momento che le due piattaforme sono in grado di dialogare, non serve più redigere manualmente una mail, trasformarla in pdf e inviarla con il protocollo…”

Sentendolo descrivere puntualmente molti dei flussi operativi dell’e-Procurement, siamo consapevoli che la pluriennale esperienza fa del Dott. Salandin il nostro interlocutore perfetto permettendoci di comprendere a fondo le reali esigenze del settore.

Infatti, entrare nel vivo della loro realtà lavorativa ci ha permesso di adattare PRO-Q realizzando uno strumento efficace e modellato su misura:

Venicecom si è posta fin dall’inizio, non come il puro fornitore, ma piuttosto come un Partner, un soggetto con il quale il committente si interfaccia – a cui da e dal quale riceve… questo approccio ci ha permesso di personalizzare, modificare e migliorare in maniera quasi sartoriale determinati aspetti della piattaforma con i risultati e i vantaggi che abbiamo visto”

Con la Provincia di Rovigo si è innescata un’interazione virtuosa tanto da diventare la base per la creazione di un importante plus.

“secondo noi Venicecom potrebbe fungere, pur essendo un privato, da tramite per la diffusione di buone prassi tra Enti Pubblici… andando ad esportare in altri enti quello che è stato fatto da noi, perché abbiamo applicato soprattutto tanto buon senso, oltre che rispetto della norma e delle specifiche tecniche”

Concludiamo, infine, l’intervista con la lucida riflessione del Dott. Salandin: “la cultura digitale passa anche dalla diffusione di buone prassi”.

Parole preziose che rappresentano un principio fondamentale su cui improntiamo da sempre importanti relazioni e cooperazioni per realizzare progetti di Digital Transformation che siano di concreto beneficio sia per realtà pubbliche che per quelle private, partendo dalla capacità di ascolto fino alla condivisione di valore.