La gestione dell’Albo Fornitori tramite una piattaforma di e-procurement: tutti i vantaggi per acquirenti e fornitori

Settembre 15, 2021

Tra i vantaggi garantiti dall’utilizzo di una piattaforma di e-procurement, spicca senz’altro la possibilità di gestire nel modo più pratico ed efficiente il proprio Albo Fornitori, evitando sprechi di tempo e avendo in ogni momento la certezza di operare nel rispetto delle normative e in completa trasparenza. 

Gestire i propri fornitori tramite una piattaforma di e-procurement come PRO-Q di Venicecom permette a Pubbliche Amministrazioni e aziende di poter contare su un Albo Fornitori ottimizzato e sempre aggiornato, e consente anche ai fornitori di poter operare in modo snello ed efficiente, riducendo i tempi di lavoro e semplificando le procedure a loro carico. I vantaggi connessi con l’utilizzo della piattaforma, quindi, ricadono su tutte le parti coinvolte nel processo di acquisto: in questo modo i rapporti tra clienti e fornitori risultano facilitati, e vengono a crearsi le condizioni per operare con mutua soddisfazione.

Un Albo Fornitori sempre aggiornato per semplificare le procedure di acquisto

Tramite la piattaforma PRO-Q è possibile contare in ogni momento su un Albo Fornitori perfettamente aggiornato. Questa circostanza garantisce vantaggi a tutti coloro che gestiscono le procedure di approvvigionamento di beni e servizi, siano essi enti privati o Pubbliche Amministrazioni. 

Nel caso in cui gli acquisti siano effettuati da Enti Pubblici, la presenza di un Albo Fornitori aggiornato aiuta la stazione appaltante semplificando le attività di verifica sui fornitori – spesso estremamente dispendiose in termini di tempo – imposte dalla legge. In questo modo, l’Ente ha la certezza di poter fare riferimento in ogni momento a un pool di operatori economici la cui situazione è stata debitamente controllata e verificata, e può quindi procedere nelle successive fasi di creazione della gara di appalto e definizione del contratto di fornitura senza andare incontro a sorprese.

La piattaforma telematica, inoltre, consente alle stazioni appaltanti degli Enti Pubblici di acquisire dati fondamentali per poter operare nel rispetto del principio di rotazione, ottemperando in questo modo all’art. 36 del D. Lgs. n. 50/2016. Tale norma di legge, di derivazione comunitaria e accolta dalla normativa nazionale, impone che “l’affidamento e l’esecuzione di lavori, servizi e forniture […] avvengano nel rispetto […] del principio di rotazione degli inviti e degli affidamenti e in modo da assicurare l’effettiva possibilità di partecipazione delle microimprese, piccole e medie imprese”. Poter contare su un Albo Fornitori sempre aggiornato e su un archivio che permette di risalire facilmente a tutti gli ordini effettuati in passato dall’Ente consente di rispettare questa norma nel modo più semplice possibile, evitando perdite di tempo e avendo la certezza di operare sempre nella più completa legalità e trasparenza.

La normativa impone il rispetto del principio di rotazione solo agli Enti Pubblici, ma i vantaggi di poter contare su un Albo Fornitori sempre aggiornato sono garantiti anche agli utenti privati: una corretta gestione delle schede relative ai propri fornitori consente infatti di snellire le procedure e semplificare la fase di scelta dell’operatore economico da preferire, ottimizzando il processo di acquisto e riducendo i tempi – e di conseguenza i costi – necessari per portarlo a termine.

Un efficace vendor management per agire con consapevolezza e trasparenza

La piattaforma PRO-Q, inoltre, permette di gestire il proprio Albo Fornitori creando delle specifiche schede riepilogative che aiutano gli utenti a tenere traccia di tutti gli ordini effettuati in passato e ad avere in ogni momento una panoramica completa relativa all’anagrafica del fornitore e al livello di soddisfazione per gli ordini precedentemente conclusi.

Questo sistema di vendor rating risulta particolarmente efficace perché consente agli utenti di inserire note relative a ogni aspetto dell’ordine, inserendo dettagli utili da considerare in occasioni di successivi incarichi, appalti o affidamenti: in questo modo, anche a distanza di tempo, è possibile scegliere i propri fornitori in modo razionale e trasparente, tenendo conto di una serie di informazioni che vanno al di là del mero dato economico ma che coinvolgono anche aspetti legati alla soddisfazione complessiva per il servizio fornito. 

Questi dati, inoltre, rimangono memorizzati e possono essere utilizzati dall’azienda o dall’Ente Pubblico in qualsiasi momento. In questo modo, anche in caso di rotazione del personale o inserimento di nuovi dipendenti, tutti sono messi in condizione di prendere decisioni consapevoli e basate su dati certi, contando sulle informazioni raccolte in passato.

I vantaggi per i fornitori di beni e servizi

Poter contare su un Albo Fornitori sempre aggiornato è senz’altro vantaggioso per coloro che si occupano dell’identificazione dei fornitori e della gestione delle gare di appalto, ma tramite PRO-Q di Venicecom è possibile semplificare anche l’attività di coloro che offrono beni e servizi. La piattaforma, infatti, consente agli operatori economici che intendono proporsi come fornitori di semplificare le procedure di iscrizione all’Albo e di snellire tutte le fasi di modifica e aggiornamento della propria anagrafica. 

In questo modo il vantaggio ricade indistintamente su entrambe le parti coinvolte nel processo di acquisto: da un lato il fornitore sa di poter proporre i suoi beni e servizi senza andare incontro a procedure dispendiose in termini di tempo, dall’altro chi deve organizzare la gara d’appalto o individuare il fornitore ideale è messo in condizione di poter agire con reale consapevolezza e trasparenza, avendo la certezza che i dati inseriti nel sistema informatico sono sempre aggiornati e verificati. 

Un duplice vantaggio, insomma, che si traduce in modalità di lavoro più snelle e in un più alto livello di soddisfazione e di efficienza per tutti gli operatori coinvolti.

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